Titokaneve Kft. vezetője azzal küszködött, hogy a cég sok dolgozója (vannak vagy 120-an) gyakran panaszkodik arra, hogy túl van terhelve, annyira sok a dolga, hogy már nem tudja elvégezni túlórában sem, ezért csúsznak a határidőkkel, vagy nem végeznek el feladatokat. Gyakran a túlterhelésre hivatkoznak a rossz teljesítés, vagy határidő csúszás esetén
A túlterheléssel az a baj, hogy vagy elmarad a feladatok elvégzésének egy része, vagy minden feladatot csak kapkodva, felületesen végez el a túlterhelt munkatárs. Legtöbbször azt is csak munkaidőn túl.
A másik gyakori eset, hogy csak úgy érzi a munkatárs, hogy túl van terhelve, pedig dehogy. Akkor viszont túl van fizetve, mert nem is dolgozik annyit, amennyiért fizetünk neki. Kész veszteség.
De honnan tudjuk, hogy túl, vagy alul van terhelve egy munkatárs?
Azt, hogy hogyan érdemes kiegyensúlyozni a munkatársak terhelését, kezdjük azzal, hogy elhatározzuk, hogy csak annyi feladatot kapnak, amit napi nyolc órában, heti 5 napban el tudnak végezni.
Ennél a partneremnél Javasoltam, hogy vezessük be a munkaterhelés elemzést. Elfogadta, s a fokozatosság kedvéért először az egyik vezető munkatárssal készítettük el, aki pont egy pár nappal előtte zajlott board ülésen azt mondta, hogy neki nincs ideje az értékesítési stratégia kidolgozásában részt venni, annyira sok dolga van. így is túl van terhelve. Heti egy óráról volt szó, néhány hétig.
Nagy bátran belement az elemzésbe, mondván, hogy legalább hivatalos lesz, hogy ő mennyire túlterhelt. Az elemzésnek az lett az eredménye, hogy átlagban havi 120 órát tudott „összegyűjteni” (172 helyett), pedig igyekezett az elfogadható kereteken belül fölfelé kerekíteni a legtöbb tételénél, így szépíteni az eredményt.
Ekkor döbben rá, hogy a munkaszervezésén van még mit fejleszteni. Ezzel is foglalkoztunk, s így rész tudott venni a stratégia kidolgozásában is, és javítottuk az időbeosztásán, és prioritás kezelésén is.
A másik véglet is gyakori, amikor az derül ki az elemzésből, hogy az illető 190-200 órát dolgozik havonta a 172 helyett, tehát erősen túlterhelt.
Ilyen esetben több megoldás kínálja magát.
Érdemes a munkaszervezés javításával kezdeni, a delegálással folytatni, és lehet, hogy egy új munkatárs fölvétele indokolt, mert ha kevesebbe kerül, mint amennyit „termel”, akkor az fogja kiegyensúlyozni a terhelést.
Folytatásként nekiálltunk a többi munkatárs terhelés elemzésének, sok-sok tanulsággal, s fejlesztési lehetőséget föltárva.
Aztán elvittem a gondolatmenetet odáig, hogy egy jól felépített rendszerben már a munkatárs-kiválasztás folyamat elején érdemes megtervezni a pozícióra pontosan kialakított terhelést, aztán úgy keresni, kiválasztani, s fölvenni a legjobb jelöltet, s munkába állítani.