Miért dolgoznak a munkatársaid, beosztottjaid a cégednél?
Azért, mert kell a pénz, vagy azért, mert ha csinálnak valamit, akkor a tevékenységért megfizetik őket?
Miért kapják a fizetésüket?
Mert elvégeznek valamilyen feladatot, vagy megcsinálnak egy munkafázist, vagy esetleg létrehoznak valamit, egy terméket, vagy elérnek valamilyen eredményt?
Érdekes tapasztalatunk lehet, ha egyszer megkérdezzük a munkatársainkat, hogy miért kapják a fizetésüket. Még a vezetőknél is.
Az esetek nagy részében olyan válaszokat kapunk, ami a tevékenységet írja le.
Megcsinálom a táblázatokat, kapcsolatot tartok az ügyfelekkel, megírom, elküldöm a leveleket, üzletet kötök, gépet javítok, árut pakolok, alapanyagot szerzek be, gépkocsit vezetek, stb.
Ők kétoldali krónikus „Tevékenység Szemléletben” szenvednek.
Nem ők a hibásak, így tanulták, ezt látták másoktól, és másolták.
Sőt, lehet, hogy ezt tanították, nekik a főnökök.
Rosszabb esetben kaphatunk olyan választ a munkatársaktól, hogy azért kapom a fizetésemet, mert bejárok dolgozni.
Ez a „Munkaidő Szemlélet”.
Nehezen gyógyítható. Több szer kell hozzá, s hosszasabb a kikúrálása.
Nagyon keveseknél találkozunk azzal, hogy azt gondolják, válaszolják, hogy valami létrehozásáért, egy tevékenység eredményéért, termékéért kapják a fizetésüket.
Például az elvégzett adminisztrációért, a megírt feljegyzésért, a megszerkesztett dokumentumokért, az elküldött levelekért, a megkötött üzletekért, megjavított gépekért, a helyére pakolt áruért, beszerzett alapanyagért, stb.
Ez a „Termékszemlélet”.
Igen, igen, már hallom is a választ: „na de hogyan fizethetnék egy elküldött levélért, vagy a helyére pakolt áruért? Azt így nem lehet!”
Sokszor hallottam. És ha mégis? Sok ezer cégnél sikerült, s hosszú évek óta jól csinálják.
Csak az nem tudja megoldani, aki meg sem próbálja végiggondolni, kialakítani, és használni, amit már rengetegen megtettek.
Ha belegondolunk, egy vállalkozás csak azért fizethet, amiért a piac, a vevő pénzt ad.
Csak azt a pénzt tudjuk szétosztani, amit megkaptunk a vásárlóinktól, ügyfeleinktől.
Amelyik cég a tevékenységért fizet -amit azért tesznek a munkatársaik, hogy megkapják a fizetésünket -, az a cég azt kockáztatja, hogy olyan tevékenységért fizet, ami lehet, hogy nem „termel” annyit, amiből fedezi a költségeit.
Akkor pedig veszteséges.
A ráfordított idő sem éri meg. Jobban jár a tulajdonos, ha nem is végzik azt a tevékenységet.
Ha a szívünk nem pumpál annyi vért, amennyi az egyes szerveknek kell, akkor végünk. Rövid úton.
Egy cégnél ezt lehet hosszabb ideig húzni, mert ha van olyan rész, amelyik többet termel, az eltartja a gyengét.
És ilyenkor nem értjük, hogy miért ilyen alacsony a „termelékenységünk”.
Azt is kockáztatja a cég, hogy a munkatársakat tudat alatt arra készteti, hogy „csak csinálják” a munkájukat, s ez nagy valószínűséggel eltér attól a színvonaltól, ami a „létrehozom a termékemet” hozzáállással érhető el.
Láttunk már olyan munkatársat, aki „tevékenyebb”, amikor látják?
Aztán amikor azt hiszi, hogy egyedül van, senki nem nézi, akkor szép kényelmesen elvan, csinálgat valamit, nem kapkod.
Még egy kockázat, hogy csak későn derül ki, amikor már nagy veszteséget okozott, hogy a „csinálással” nem annyi jön létre, nem olyan minőségű jön létre, vagy nem úgy, nem akkor jön létre, ami a nyereséget maximalizálhatja.
Volt-e olyan, hogy egy munkatárs elment a cégtől, s csak utána derült ki, hogy mit hagyott maga után.
Akkor kerülnek elő a csontvázak a szekrényből, a fiókokból, a modernebb csontvázak az e-mail fiókokból.
Ha azt szeretnénk, hogy a munkatársaink tudatosan törekedjenek arra, hogy létrehozzanak valamit, tehát „terméket akarjanak előállítani”, akkor nekünk kell megmondani, hogy mi az a termék, amit várunk tőlük, mennyi idő alatt, mennyit.
Ahhoz, hogy meg tudjuk nekik mondani, hogy mit „termeljenek”, és mennyi idő alatt mennyit, ahhoz először nekünk kell áttérnünk a „Termékszemléletre”, s pontosan meghatározni, hogy egy-egy tevékenységnek, feladatnak mi legyen a terméke.
Na de hogyan?
Amikor „Termékszemléletben” gondolkozunk, döntsük el, hogy mit kell létrehoznia az adott tevékenység elvégzésekor a munkatársnak.
Az lesz a „terméke”.
Néhány példa arra, hogy milyen módon érdemes definiálni egy tevékenység, feladat „termékét”.
- Az értékesítő terméke az aláírt szerződés, megállapodás. Ha e-helyett azért fizetjük, mert értékesít, akkor a tevékenységét díjazzuk.
- Az eladó terméke az eladott áru. Láttam már eladót, akit azért fizettek, mert ott van, s unottan nézte a belépő vevőt, vagy jobb esetben erőltetett mosollyal kérdezte, hogy „miben segíthetek”.
- A Webmester terméke a naprakészen tartott honlap.
- A gazdasági vezető terméke a likvid állapotban tartott cég.
- Számítógép hálózatért felelős munkatárs terméke a minimális állásidővel működtetett számítógépes rendszer.
- Az időpont-egyeztető terméke a megvalósult tárgyalás.
- A számlázási-felelős terméke a kiállított, és továbbított számlák.
- A kintlévőség-kezelő terméke a behajtott kintlévőségek.
- A főkönyvelő terméke az időben, a hatályos jogszabályok szerint elkészített főkönyv, számviteli beszámolók, adóbevallások, és hatósági adatszolgáltatások. Megőrzött és könnyen visszakereshetően tárolt könyvelési anyagok. Naprakészen tartott, a könyveléssel kapcsolatos információk.
- A munkatársi fizetésekért felelős munkatárs terméke a kiadott, vagy átutalt fizetések.
- Az ügyfél adatbázisért felelős munkatárs terméke a karbantartott, naprakészen vezetett törzsvevői adatok.
- Stb. stb. stb. sokat sorolhatnék még fel, mert eddig, 23 év alatt több, mint 500 különböző termékkel találkoztam, s vezették be a partnereim a cégeiknél.
Már hallom is (ez a fránya belső hallás, vagy csak az emlékek?), hogy „de azt nem lehet meghatározni, azt úgy nem lehet”.
Akkor „nem lehet”, ha nem akarom.
Ha kifogásokat keresek, hogy megmagyarázzam, miért nem lehet, akkor arról hoztam döntést, hogy nem akarom pontosan meghatározni.
Ezt is lehet, csak akkor vegyem figyelembe, hogy azt a tevékenységet úgy végzi a munkatársam, hogy „csinálni” fogja, nem pedig a termékét létrehozni.
Arra fog törekedni, hogy a főnök azt lássa, hogy ő csinálja, nem pedig arra, hogy azt a terméket hozza létre, annyi idő alatt, és úgy, ahogy azt várják tőle.
Mert hogy tőle azt várják, hogy „csinálja„.
És lehet, hogy nem annyit fog, nem úgy, és nem akkorra, amikorra, és ahogy az gazdaságos a cégnek.
Neki gazdaságos lehet, hisz így a legkevesebb energiával érheti el, hogy megkapja a fizetését.
Eddig minden, hangsúlyozom: MINDEN tevékenységnek meg tudtuk határozni a termékét, s átállni a Termékszemléletre.
Egy termék meghatározásához, csak egy kis fantázia kell, vagy csak annyi, hogy végiggondolom, hogy tényleg mit is akarok azzal a feladattal?
Mi legyen az eredménye?
Ha egy feladatnak nincs terméke, akkor kár elvégezni, mert csak „időhúzásra” jó, vagy arra, hogy valaki igazolva érezze, hogy ő fontos a cégnél.
Azt a feladatot, aminek nem tudjuk meghatározni a termékét, azt ki kell törölni az elvégzendő feladatok listájáról.
Azt ne végezze senki, mert az azzal töltött idő veszteséget teremt.
Amelyik pedig fontos, oda való, annak meg lehet határozni a termékét.
Amikor meghatároztam egy feladat termékét, akkor aszerint könnyen el is tudom nevezni.
Így az egyes feladatok megnevezése az után is történhet, hogy meghatároztam a termékét.
Például, ha szeretném, hogy a cégben hatékony, rövid értekezletek legyenek, amiken csak az vesz részt, akinek kell, s az hangzik el, ami oda való, annyi idő alatt, ami szükséges, akkor meghatározhatom az értekezlet célját, így le tudom írni a termékét, s el tudom nevezni a feladatot: munkatársi értekezlet levezetés.
Aki felelős érte, az a „munkatársi értekezlet felelős”.
A terméke: „a tervek szerint megtartott, hatékony munkatársi értekezlet”.
Aztán le tudom írni a folyamatát, hogy hogyan kell a tervek szerint megtartani, mi legyen, vagy lehet a témája, milyen jegyzőkönyv szülessen, milyen tartalommal, s ki készíti (ez egy külön feladat, a „jegyzőkönyv készítő”), stb.
Azután írhatok róla egy vezetői utasítást, vagy irányelvet, hogy mindenki el tudja olvasni, elővehesse, s ugyanazt értse alatta, mint a többiek.
Ráadásul, akkor kérhető számon korrektül, ha egyszer leírtam, s bejelentettem, hogy ezen túl e-szerint működünk.
Annak, hogy leírom, s kihirdetem, van még egy haszna: így van módja a munkatársnak jelezni, ha valamit nem ért, valamivel nem ért egyet.
Ha ez csak később derül ki, akkor, amikor már kárt okozott, az sokkal rosszabb.
Az összes feladat meghatározása, s a termékeik pontosítása sok munkának tűnhet, napokat, akár heteket jelenthet, de a több évtizedes tapasztalat azt mutatja, hogy a rá fordított idő megéri.
Néhány hónap alatt megtérül, mert a munkatársak annyival leszek termelékenyebbek, motiváltabbak, hogy mérhető fejlődés indul el, ami minden esetben értékesebb a rá fordított időnél.
Az azt követő időben termelődő plusz pedig tiszta nyereség.
Ha csak egy feladatot pontosan meghatározunk, kidolgozunk a cégnél, már hatékonyabbak vagyunk.
Ráadásul, ha a termékek meghatározása után a juttatások egy részét is, vagy az egészet attól tesszük függővé, hogy ki milyen arányban hozta az elvárt, tervezett mennyiséget, akkor
- egyrészt erősítem a vágyat a munkatársban, hogy többet „termeljen”, mert akkor többet is kereshet (Munkatársak motivációja című anyag), s ezzel is nő az eredmény,
- másrészt spórolok azon, hogy nem fizetek olyan tevékenységért, amit csak „csinálnak”, de lehet, hogy nem termelnek vele.
A termékek meghatározását ki is adhatjuk, delegálhatjuk egy olyan munkatársnak, aki lehet, hogy jobban ért ahhoz a feladathoz, mert ő végzi, vagy vezeti azt a tevékenységet, aminek a termékét készülünk meghatározni, és így nagy valószínűséggel több részletet ismer, vagy pontosabban tudja.
Kérjük meg, hogy írja le, hogy mit hoz létre, mi az ő tevékenységének az eredménye, mi a terméke.
Gondolja át, hogy mi az az értékes dolog, tárgy, szolgáltatás, munkafázis, ami a cégnek, vagy a vevőnek, ügyfélnek annyira értékes, hogy pénzt adjon érte.
Miért adja neki a cég a fizetését?
A termék meghatározása akkor van rendben, ha „befejezett” módon fogalmazzuk meg.
Így a már elkészült dologról beszélhetünk.
Például „megkötött” üzlet, nem pedig az üzletkötés.
Az „üzletkötést” nem lehet mérni, mert az egy folyamat, ami történik, valaki csinálja, tart valahol.
Amikor befejeztük, akkor meg már „megkötött üzlet”.
Na, az termék. Mérhető, tervezhető, díjazható.
Ha meg úgy fejezzük be az üzletkötést, hogy nem kötöttük meg az üzletet, akkor miért beszélnénk termékről?
Akkor csak csináltunk valamit, aminek az eredménye csak a költség, ráfordított idő, tehát negatív, egyszóval veszteség.
Igen, igen, már hallom is, hogy „de ott a tapasztalat, az fontos, értékes része az üzletkötésnek”.
Így van, s azt érdemes is felhasználni.
Azt, hogy hogyan, azt az „Értékesítők Képzése” anyagban vesézzük ki, ami hamarosan megjelenik.
Azért viszont, hogy valaki tapasztalatot gyűjtsön, csak rövid ideig érdemes fizetni.
Erre van a próbaidő, vagy a betanulási időszak.
A próbaidő, vagy a betanulási időszak egy „befektetés” a cég részéről azért, hogy a munkatárs, akibe befektettünk, rövid idő alatt váljék „termelékennyé”, s hozza meg a befektetés hasznát.
Termeljen többet, mint amennyibe kerül.
Ez a befektetési idő ne legyen több 2-3 hónapnál.
Hogy ezt miként lehet elérni, az külön téma.
Érdemes foglalkozni a munkatárs kiválasztás részleteivel, az új munkatárs bevezetésének lépéseivel, a motivációs rendszer részleteivel, az értékelési rendszerrel együtt, de ezekről majd máshol.
Ezt követően, tehát a „bevezetés” után már az általa megtermelt bevételből részesedjen az értékesítő, pontosabban a megkötött üzletek után befolyt árbevétel nyereség részéből.
És megint itt a megkötött üzlet. Ez az értékesítő terméke.
A juttatás alapja az elvégzett feladat, vagy tevékenység, az üzletkötés hasznossága, terméke, közvetlen eredménye, nyeresége.
A meg nem kötött üzlet veszteség.
Ha költséghatékonyan akarjuk vezetni a céget, akkor minden tevékenységnek a termékét határozzuk meg.
A fontosabb tevékenységek tervezésével tűzzük ki célul az adott időszakban (hét, hónap, negyedév, év) elérendő mennyiséget.
Készítsünk statisztikát a termék „megtermeléséről”.
Kössük a teljesítést a juttatásokhoz: Motivációs Rendszer.
A termék akkor termék, ha már „elkészült”, ezért amikor megfogalmazzuk beszéljünk, írjunk múlt időben.
Például: végrehajtott átállás, nem pedig átállás, ami egy folyamat.
Fogadott, és továbbított levelek, nem pedig levelezés.
Üzemidőben használható, karbantartással munkára alkalmassá tett gépek, nem pedig karbantartás.
Tehát végrehajtott, fogadott, továbbított, alkalmassá tett.
Amíg nincs „kész”, addig a folyamat zajlik, készül a „termék”, tehát még csak tevékenység.
A vevő is a teljesített szolgáltatás esetén írja alá a teljesítés igazolást, majd fizeti ki a díjat.
A cég pedig csak ebből a kifizetett díjból, befolyt árbevételből tud munkabért fizetni.
A munkatárs pedig csak az átutalt fizetéséből tud vásárolni, rezsit fizetni, nyaralni menni.
Miután a terméket szárazon, egyszerűen meghatároztuk, érdemes kiegészíteni egy kis „minőséggel”.
Beletenni, hogy mitől válik magas színvonalúvá, az ügyfélnek, vagy a cégnek megfelelő minőségűvé, értékessé.
Például
- Értékesítő: a partner valós igényeinek megfelelő, teljesíthető, megkötött megállapodás, mely a CÉG árképzési stratégiájának is megfelel.
- Eladó: a terveknek megfelelő mennyiségben eladott áru, és a kiszolgálással elégedett vevő, aki szívesen tér vissza az üzletbe, és hoz új vevőket, ajánl minket.
- webmester: Esztétikusan, naprakészen tartott honlap.
- Időpont-egyeztető: A beegyeztetett időpontban, a célszeméllyel megvalósult tárgyalás, amin az ügyfél érdeklődve vár.
- Számlázási felelős: Az adórendelkezéseknek megfelelően, időben, és pontos adatokkal kiállított, és továbbított számlák.
- Munkatársi fizetések felelős: a pontosan nyilvántartott és időben kiadott, vagy átutalt fizetések.
A megtermelt termék után fizethetünk.
Tehát mérnünk kell, terveznünk, hogy mennyi legyen, s az eredmények alapján fizetni.
Ez a statisztikákra épülő motivációs rendszer. Külön téma.
Sokkal többet lehet rajta nyerni, mint amennyibe kerül a kialakítása, és használata, működésben tartása.
A Termékszemlélet további haszna, hogy a munkatárs számára a terméke egy Stabil Adat.
A munkatársak szeretik, ha tisztán megfogalmazzák nekik, hogy mit várnak el tőlük, hogy mit hozzanak létre s abból mennyi idő alatt mennyit.
Ha azt is tudják, hogy ezért mennyi fizetést, jutalékot, juttatást kapnak, akkor tudják, hogy miért dolgoznak.
Akkor van lehetőségük eldönteni, hogy tudnak, akarnak-e többet termelni több pénzért.
Tehát rajta, állj neki:
1. Meghatározni, hogy milyen tevékenységek vannak a cégemnél, részlegemnél. Ez egy lista.
2. Mindegyik tevékenységről eldönteni, megfogalmazni, és leírni, hogy mi a terméke.
3. A fontos, értéket közvetlenül létrehozó termékeknél meghatározni, hogy mi az elvárás. Adott idő alatt mennyi.
4. Létrehozni a mérésre használható statisztikákat.
5. A teljesítményhez kötni (legalább részben) a juttatásokat.
Első lépésként kedves olvasóm, mi a Te terméked?
Üdvözlettel:
BusinessDoki