A 4-es Rendezőelv:
Egy feladattal összesen 4 dolog történhet.
Nap, mint nap találkozol sok beérkező információval, feladattal. Használd a 4-es Rendezőelvet! MINDIG!
Egy beérkező információ lehet egy hír, üzenet, cselekvés, teendő, feladat, egy levél megírása, egy információ begyűjtése vagy egy feladat kiadása, esetleg ellenőrzése.
Lehet, hogy csak eszedbe jut, vagy egy beszélgetés hozza, beérkezik, valaki kéri tőled, vagy Te gondolod úgy, hogy azt érdemes tenni.
Minden, ami a „működésedhez” szükséges, ami a hatékonyságodat javítja.
Az összes ilyen információt a 4-es rendezőelv szerint érdemes kezelni.
Egy információval összesen ez a 4 dolog történhet:
1) Megcsinálom azonnal.
2) Előrendezem, mert csak a jövő héten / hónapban, stb. esedékes, határidős. Ehhez először meghatározom, hogy mikorra legyen meg. A kezdés időpontjához figyelembe veszem, hogy mennyi időt vesz igénybe a végrehajtás. Mondjuk, egy válaszlevél megírása néhány perc, egy összetett ajánlat elkészítése több óra lehet. A kezdést annyival korábbra tervezem, hogy figyelembe véve a végrehajtásra szánt időt, időben elkészüljön a faladat.
3) Delegálom, mert másnak érdemes megcsinálni, nem nekem. Tehát kiválasztom azt a személyt, aki elvégzi, s átadom neki.
4) Elvetem. Nem foglalkozok vele, kitörlöm, kidobom, vagy lefűzöm, mert vagy már nem kell, vagy nem használom ugyan, de köteles vagyok megtartani (pl: könyvelés)
Érdemes figyelni arra, hogy amit delegálok, vagy előrendezek, ahhoz legyen egy rövid jegyzet, amiből gyorsan meg lehet érteni, fel lehet idézni, hogy mi is a feladat.
Ha delegálok valamit, az megnyit egy következő feladatot: ellenőrizni, hogy aki kapta az megcsinálja-e időben.
Ezentúl mikor egy feladattal, információval szembesülsz, mindig jusson eszedbe ez a 24. szabály, a 4-es Rendezőelv!