HOGYAN TARTSUNK MEETINGET
- Írásban határozzuk meg, hogy:
- Mikor van a meeting:
- A pontos dátum. Ismétlődő, rendszeres megbeszélés esetén pl: minden hét keddje, vagy a hónap első munkanapja, vagy hétfője stb.)
- Hány órakor
- Fix időpont, pl.: mindig 10 órakor
- Ha változó, akkor előre mennyivel legyen értesítés, hogy hány órakor
- Hol tartjuk, pl.: a földszinti tárgyalóban
- Ki vesz részt rajta, pl.: kereskedelmi igazgató, értékesítők, jegyzőkönyv vezető stb.
- Ki küldi el a meghívókat, vagy emlékeztető leveleket a résztvevőknek
- Fölkészülési szabályok, pl.:
- A meeting levezető (vagy az erre kijelölt felelős) a megjelölt határidőre leadott téma javaslatok alapján összeállítja a napirendet
- Az értékesítési vezető a csoport eredményeit hozza kinyomtatott statisztikákkal, vagy
- elküldi a vezetőnek előző nap 14 óráig e-mailen,
- föltölti a központi adatbázisba
- mindenki hozza a statisztikáit
- mindenki hozza a laptopját
- Meeting levezető személy kijelölés szabályai (fix személy, vagy forgóban a résztvevők, ad-hoc kijelölt személy)
- A levezetés szabályai, pl.: a meeting levezető
- Kijelöli a jegyzőkönyv felelőst (fix személy, vagy forgóban a résztvevők, ad-hoc kijelölt személy), aki írja, tisztázza, szétküldi a jegyzőkönyvet
- A megtervezett, és írásban már kiadott témák alapján kihirdeti a napirendet
- Az aktuális napirendet kiosztja a résztvevők között
- Az egyes napirendi pontokat megbeszélésre elindítja
- közbeszólás csak a levezető szólítására, a közbeszólási szándékot a résztvevők kézfeltartással jelzik, a levezető visszajelez, hogy észrevette a jelzést, és abban a sorrendben szólítja föl a jelentkezőket. Ha kell, fölírja a jelentkezés sorrendjét
- A jegyzőkönyvbe való rögzítést kontrollálja
- A témáktól való eltérést megakadályozza. A „mellékszálakat” 1 percben lezáratja, vagy új megbeszélés egyeztetését javasolja más időpontban, az érintett személyek között. Az időpont egyeztetést a meeting utánra szervezi, jegyzőkönyvezteti, és jegyzőkönyvvezetővel leszervezteti
- Jegyzőkönyv vezetés:
- milyen módon: kézzel, nyomtatványon, laptoppal,
- mi kerül bele
- a résztvevők hogy kérhetik a jegyzőkönyvbe vételt, vagy törlést/kihagyást
- Jegyzőkönyv kezelés szabályai:
- Mikorra készül el a tisztázott verzió
- Kinek küldi el a felelős
- Hogyan bánnak vele a címzettek, meddig, hogy válaszolnak
- Aki késik a válasszal, vagy nem válaszol, azt úgy tekintjük, hogy elfogadta, és egyetért vele
- Témák, amiből a napirendet összeállítja a felelős pl.:
- Mi történt az elmúlt időszakban
- Statisztikák, eredmények a tervezetthez képest (terv/tény)
- A tervezettől való eltérés esetén
- Ha több/jobb, akkor lehet-e ezentúl is ilyen, vagy ez csak egyszer történhetett meg
- Ha nem/rosszul teljesült, mit teszünk, hogy legközelebb elkerüljük: mi a cselekvési terv a korrekcióra
- Felelősök
- Határidők
- Különleges események
- Mi történt az elmúlt időszakban
-
- Mit tervezünk a következő időszakra
- Tervszámok, aktivitások (ki mit tesz, mikorra, vagy meddig)
- Tervezi-e valaki, hogy szabira megy
- Az elmúlt időszakból milyen teendők maradtak, keletkeztek
- Felelősök
- Határidők
- Egyedi témák, előre jelezzék írásban, röviden
- Mit tervezünk a következő időszakra
- Felkészülés felelős gondoskodik arról, hogy legyen
- Az aktuális napirend kinyomtatva
- Flip chart, tollak, projektor, PC, vagy laptop
- Előző havi meetingek jegyzőkönyve
- Statisztikák
- Teljes körű Munkatársi Javaslatok
- Meeting etikett: hogyan
- kommunikálhatunk és hogyan nem,
- viselkedünk és hogyan nem
- a meeting résztvevő felelőssége