Ami nincs leírva, az nem létezik, vagy nem igaz.
Amikor csak szóban történik kommunikáció, akkor gyakran megesik, hogy később eltérően emlékeznek a résztvevők. Van amikor ezt szándékosan teszik, mert az érdekeik azt kívánják, és néha egyszerűen csak tévedünk, minden rosszindulat, hátsó szándék nélkül. Másra emlékszünk, mint a másik.
Ha leírjuk, amit megbeszéltünk, akkor egyértelmű, hogy mi is hangzott el. Így van mire hivatkozni később, és előnye, hogy később mindenki újra és újra el tudja olvasni, és értékelni, értelmezni.
Ha leírtuk, akkor a másik fél jelezheti, ha a leírtak szerinte eltérnek az elhangzottaktól.
A vezető megkérheti a beosztottját, hogy írja le pár rövid tömör mondatban, hogy mit beszéltek meg. Ebből az is kiderülhet, hogy a beosztott jól értette-e a lényeget, esetleg félreértett valamit, s lehet pontosítani, kiegészíteni a leírtakat.
Ha bármilyen probléma, hiba, nehézség adódik, elsőnek az a kérdés jusson eszedbe, hogy „mi van leírva ezzel kapcsolatban?”: kérés, utasítás, szabály, határidő, folyamat, felelős, vagy bármi.
Ami nincs leírva, az nem létezik, vagy nem igaz!
A szóbeliség emellett persze maradjon meg, és egészítsük ki azzal, hogy leírjuk, hogy miben maradtunk.
Írjál le, vagy írass le minden olyan dolgot, aminek a félreértése nagyobb veszteséget jelenthet, mint az az idő, amit esetleg a leírásával töltesz!