Írásosság

avagy

AMI NINCS LEÍRVA, AZ VAGY NEM LÉTEZIK, VAGY NEM IGAZ!

Amikor egy cégnél valamilyen problémával hozakodnak elő, általában az első kérdésem, hogy:

„Mi van leírva az üggyel kapcsolatban?”

 

Aztán következnek szépen ezek közül az ide illő kérdések:

 

Írásban került-e kiadásra a feladat?

A feladat kiadója adott-e hozzá határidőt?

Van-e valamilyen szabály a témával kapcsolatban?

Van-e pontos feladatleírás?

Készült-e folyamat leírás, van-e folyamatábra, hogy miként kell végezni a feladatot?

Meg van-e határozva, természetesen írásban, hogy ki ellenőrzi a feladatot?

Le van-e írva pontosan, hogy mi az elvégzett faladat eredménye, terméke?

 

A legtöbb esetben valamelyik kérdésre, vagy többre is csak csodálkozó tekintet a válasz, vagy, hogy nem, az nincs.

 

Ilyenkor azt szoktam kérni, hogy gondolják végig, hogy ha annak idején leírásra kerül, akkor is előállt volna ez a probléma?

Le lehet olyan pontosan, és érthetően írni, hogy végre lehessen jól hajtani? Hibátlanul, és időre?

És ha leírták volna, akkor korrektebbül lehetne-e számon kérni?

Amit nem írunk le, azt igazából nem etikus számon kérni.

Mindenki arra emlékszik, amire tud, és úgy, ahogy az a legjobban telik tőle.

 

 

Nézzünk egy példát:

 

A főnök sürgősen ki akar adni egy feladatot, ezért az irodája nyitott ajtaja előtt éppen elsétáló Józsi bácsinak kikiabál, hogy jöjjön be.

 

Amikor az öreg belép, a főnök rögtön elmondja neki, hogy vigyen a 3-as raktárból 18 szál 2-szer huzagolt 4 colos csövet az 5 méteresből 2 kötegben a 6-os rakodóra 3 óra 5 percre, ami a 4-es rámpán álló a 9-es kamionra lesz, és hozzon el a kamionról 2 raklap 12-es rolnit a 3 épületbe az 1. emeletre a 16-os irodába.

 

Az öreg hümmög, elindul, hogy a legjobb tudása szerint végrehajtsa a feladatot.

Közben az udvaron összefut Bélával s röviden megbeszélik a tegnapi meccs eredményét, a góljait, hogy melyik, hányadik percben született, s mikor igazolt oda a góllövő játékos, meg, hogy hány ezer euróért, s az most hány millió forint is.

 

Mennyi az esélye, hogy  Józsi bácsi pontosan azt csinálja, amit a főnök kért?

 

Ha mást csinál, s számon kéri a főnök, hogy „de hát mit csinált Józsi bácsi, én nem ezt mondtam”, akkor Józsi bácsi mondhatja, hogy „de én azt csináltam, amit a főnök mondott.”

 

Kinek lesz igaza?

 

Persze hogy a főnöknek. De csak hatalomból. Megvédeni nehezen tudná, mert nem került leírásra.

 

Ha két azonos szintű kollégáról lenne szó, akkor ebből parázs vita kerekedne.

 

A legjobb az lett volna, ha a főnök leírja, hogy honnan, mit, mennyit, hová, mikorra vigyen Józsi bá.

Akkor azt el tudja olvasni az öreg, s a szerint végre is tudja hajtani. Így nincs vita.

 

 

Ami nincs leírva, az nem létezik, vagy nem igaz.

 

 

Ha mindig tisztán akarunk látni, s ismerni az igazságot, akkor ragaszkodjunk az írásossághoz.

Csak azt fogjuk tudni pontosan számon kérni, amit egyértelműen megfogalmazva leírtunk.

Olyan egyértelműen, hogy csak egyféleképpen lehessen érteni.

 

 

Az írásosságnak többféle eszköze van.

 

Ilyenek például az

 

 

ÜZENET

          

Az üzenet bármilyen irányban mehet a szervezeten belül. Lefelé is, fölfelé is, azonos szintre is.

Tartalmaznia kell a címzettet, a feladót, a dátumot, telefonüzenet esetén a hívás pontos időpontját is, a visszahívható telefonszámot, és a pontosan érthető üzenetet, minden információval együtt.

 

 

UTASÍTÁS

          

Az utasítás olyan meghatározott, és pontos instrukció, amelyet a beosztott követni, és teljesíteni képes, és tud.

Minden esetre külön-külön utasítást adunk ki, ami csak arra az egy esetre érvényes.

Az ismétlődő utasításokat Szabályba foglaljuk.

Csak fölülről lefelé mehet a szervezetben, tehát vezető adhatja ki a beosztottjainak.

Tartalmaznia kell a címzettet, a feladót, a dátumot, az egyértelműen érthető utasítást, konkrét határidővel, a visszajelzés lehetőségét, és módját. Tehát, hogy kinek, mikor, és hogyan lehet visszajelzést adni.

A bizalom, és megértés hangnemében érdemes megírni.

Egyszerűen ellenőrizhető. Kérdezd meg magadat: “Ha én kapnék ilyet, szívesen végrehajtanám-e?”

 

Hasznos egy emlékeztetőt is készíteni a határidő napjára, vagy pár nappal korábbra, hogy ellenőrizni tudjuk a végrehajtást: időben megcsinálták-e, s azt csinálták-e, amit kértem?

 

Ha biztosra akarok menni, akkor a határidő lejárta előtt kérdezek rá, annyival, hogy még lehetőség legyen az esetleges lemaradás behozására.

 

 

SZABÁLY

 

A szabály egy olyan utasítás, amely általánosan, és ismétlődően szabályoz valamit.

Alapvetően az adott témában minden helyzetben érvényes.

Az eltérésekről mindig az adott esetben készül külön utasítás, ami csak arra az egy esetre vonatkozik.

Tartalmaznia kell a szabályozás célját, hogy kikre vonatkozik, milyen pozícióban dolgozóknak kötelező alkalmazni, mely területeken érvényes, a szabály alkotóját, a kiadás dátumát, az egyértelműen érthető szabályt konkrét részletekkel, akár folyamat leírással, és folyamatábrával.

 

 

IRÁNYELV     

 

Az irányelvek a felső vezetés által kibocsátott alapelvek, amelyek egy meghatározott tevékenységre vonatkoznak.

Az irányelvek a cégben teljes körűen érvényes igazságok, vagy tények, amelyeket nem, vagy ritkán változtatnak meg, s amelyek működési szabályokat fejeznek ki.

Az irányelv az a legmagasabb szintű szabály, amelynek szellemében utasításokat ad ki, vagy engedélyez a felső vezetés.

A működés szabályai, a munka tényei, és a korábban sikeressé vált eljárások.

Az irányelvek azon alapulnak, ami korábban ismétlődően jól működött.

A most jól működő dolgok alapozzák meg a következő irányelveket.

Az irányelvek lehetnek olyan gazdasági, műszaki és szervezési ismeretek, tapasztalatok, know-how-k, amelyek a gyakorlatban felhasználhatók, és amelyek szerint a cég működik.

Tartalmazza az érintetteket, hogy milyen pozícióban dolgozóknak kötelező alkalmazni, mely területeken érvényes, az irányelv kiadóját, aki általában az első számú vezető, vagy a tulajdonos, esetleg az általa felhatalmazott személy, a dátumot, és az egyértelműen megfogalmazott szöveget.

Legyen logikus, hogy a munkatársak be is akarják tartani.

Irányelvet a cégben egy ember adhat ki.

Az első irányelv az, hogy ki adhat ki irányelveket.

Minden további irányelv ötlet, csak javaslatként kerülhet az irányelvet kiadni jogosult asztalára.

Sorszámozzuk be, hogy könnyen kereshető, és megtalálható legyen, egyszerűen hivatkozhassunk rá.

 

 

Rajta!!

Kezdd azzal, hogy kiadod az első irányelvet arról, hogy ki az az egyetlen személy, aki a cégben kiadhat irányelveket.

 

üdvözlettel:

BusinessDoki