Delegálás

Leírás

(elolvasni 7 perc)

Amikor úgy tűnik, hogy egy vezetőnek, vagy munkatársnak sokkal több feladata van, mint amennyi a 8 órás napi munkaidejébe belefér, akkor érdemes egy elemzést végezni arról, hogy vajon mi mindent csinál, mert így lehet jól eldönteni, hogy hogyan lehet levenni terhet a válláról.

A delegáláshoz először a tájékozódás történjen meg. Egy delegálás során 39 elemmel érdemes foglalkozni, megfelelő sorrendben. Ha bármelyiket figyelmen kívül hagyjuk, számíthatunk rá, hogy más eredményt fogunk kapni, mint amit várunk, és az nem fog tetszeni.

A. Érdemes összegyűjteni, hogy az adott munkatárs mi mindent csinál. Milyen feladatai vannak?

A leghatékonyabb az, ha ezt a feladatot megkapja ő, határidővel, s az általa leírtakat használjuk a végleges lista összeállításához. Végül is, ki tudja a legjobban, hogy mi mindent csinál? Ő. A feladatot kiadni, elmagyarázni kb.3 perc

 

Ha a munkatárs elég összeszedett, akkor egy olyan listát fog készíteni, amit már nem kell kiegészíteni, mert teljes. Ehhez neki elég lehet 20 perc.

 

Ezen az általa készített listán lehetnek „meglepetések”, amiről a vezetője nem is tud, hogy ő csinálja, vagy, hogy egyáltalán valaki csinál ilyet a cégnél. Olyan is lehet, amiről a vezető azt gondolja, hogy azt a feladatot nem neki kéne végezni.

Nagy az esélye, hogy ki lehet egészíteni olyannal, amit ő nem írt föl, pedig az ő feladata. Lehet, hogy csak kihagyta, vagy nem is tudja, hogy neki kéne csinálni.

A cél, hogy ő írja össze a feladatait, és hogy minden, amit a feladatának gondol, az kerüljön föl erre a listára.

 

Amíg ő dolgozik ezen, addig érdemes készíteni saját megközelítésből egy listát arról, hogy mi mindent csinál az adott személy, milyen feladatai vannak, anélkül, hogy láttuk volna az általa írtakat. Ez 10 perc alatt elkészülhet.

Ezután elő lehet venni az általa készített feladatgyűjteményt, hogy ki lehessen egészíteni, már ha van mivel.

 

1. Egészítsük ki a listát azokkal a feladatokkal, amik lemaradtak róla. Tegyük ezt azzal a céllal, hogy meglegyen a teljes feladatlistája. Ez eltarthat 5 percig is. Ebből a listából fog kiindulni a „szétválogatás”

 

1. Szétválogatás: A teljes feladatlista elemeit rendezzük először úgy, hogy kétfelé szedjük. Erre érdemes 5-6 percet tervezni.

 

1. Az első halmazba kerüljenek azok a feladatok, amiket csak az adott munkatárs képes elvégezni, vagy bizalmi okokból, csak őt lehet ezzel megbízni, s semmiképp nem adható oda másnak.
2. A másik halmazba azok kerüljenek, amiket más is el tudna végezni, akár most rögtön, vagy egy kis képzés, betanítás, gyakorlás után.

 

A második halmazba gyűjtött feladatok azok, amelyeket el lehet venni tőle, s átadni másnak.

 

Ha az első halmazba válogatott feladatok kevesebb időt vesznek igénybe, mint napi 8 óra, akkor a munkatárs válasszon azok közül, amik delegálhatók, hogy melyiket tartaná meg szívesen. Ha elfogadható a választása, hagyjuk meg neki. Elég rá 5 perc.

 

Az így kialakult feladat-halmaz lesz az, ami a pozíciójában az ő feladata marad.

 

1. A feladatok átadás-átvétele egy külön folyamat, amit érdemes az abban leírt szabályok pontos betartásával végigcsinálni. A folyamatleírások, folyamatábrák, és szabályok készítéséről egy másik anyagban lehet részletesen olvasni.

 

A delegálandó feladatokról készüljön egy táblázat. Ez eltarthat 30 percig is.

Minden sor egy delegálandó feladat legyen, az oszlopokban pedig lehet jelölni, hogy

 

1. ki végzi a feladat átadást
2. ki kapja a feladatot (aki képes rá, és belefér a munkaidejébe)
3. milyen anyagok kellenek a delegáláshoz: a feladat pontos leírása: hogyan kell csinálni, az átadó helye a szervezetben, kitől kap utasítást, kinek jelent, ki helyettesíti, terméke, folyamatleírás, folyamatábra, szabályok, irányelvek, engedélyek, jogosultságok, a feladat termékéből tervezett mennyiség, statisztikái,
4. át tudja-e venni a meglévő tudásával, gyakorlatával, vagy képezni kell, be kell tanítani
5. ha képezni, betanítani kell, ki végzi a képzését, betanítását
6. mikor kezdődik el a feladat átadása (határidő)
7. mennyi idő a feladat átadása
8. mikorra fejeződik be (határidő)
9. ki ellenőrzi, hogy el tudja végezni az átvett feladatot (vizsga). Ez legyen az átvevő munkatárs közvetlen vezetője

 

Valahogy így:

 

Feladat	Átadó	Kapja	Írott anyagok	Betanítás	Képző	Kezdés	Időigény	Vége	Ellenőrzi

 

Minden átadandó feladat egy külön „projektként” értelmezhető, a saját 5 lépésével.

Ha van rá lehetőségünk, mert alkalmas egy munkatársunk arra, hogy végigvezesse az átadás-átvételt folyamatát, akkor delegáljuk le ezt a feladatot neki, hogy indítsa el, csináltassa meg, és ellenőrizze ő.

I.          Mérje föl az elvégzendő feladat méretét, időigényét, s tegyen írásban javaslatot a határidejére. Ha nekünk megfelel, hagyjuk jóvá a határidejét, vagy adjunk neki mi határidőt.

II.          Végezze, és végeztesse el az átadás-átvétel lépéseit.

III.          Az átadás-átvétel lezárása után írjon egy feljegyzést a megadott határidőre.

 

Delegálni 5 perc alatt is le lehet, akkor, ha adunk hozzá egy feladat-leírást, hogy mit kérünk pontosan.

 

1. Azonosítsa, hogy
   1. mi a feladat, ami átadásra kerül
   2. ki adja át, kinek
   3. válassza ki, és jelölje ki az átvevő személyt az alkalmassága alapján, vagy tegyen javaslatot. Ha nekünk van rá általunk alkalmasnak ítélt személy, akkor azt jelöljük ki.
2. Időzítse az átadás-átvétel folyamatát
   1. Döntse el, hogy mikor kezdődjön
   2. Mennyi idő szükséges a teljes folyamatra
   3. Mi a végső határideje az átadás-átvételnek
   4. Írásban, a táblázat átadásával kommunikálja ezeket az érintetteknek: átadó, átvevő, vezetők.
3. Pontosítsa, hogy milyen dokumentumok kellenek a teljes, korrekt átadáshoz.
   1. Teljes lista készüljön az átadáshoz szükséges anyagokról.
   2. A lista szerint rakja, vagy rakassa össze a „csomagot”. Ez lehet papír alapú, és digitális is.
   3. Teljes értékű magyarázat mellett adassa át az átadóval az átvevőnek az anyagokat.
4. Döntse el, hogy kell-e betanítás, vagy képzés, és ha igen, akkor
   1. ki fogja végezni a képzést.
   2. Jelölje ki, hogy mikor kezdődik, mennyi ideig tart, mi a határideje.
   3. Adja ki írásban a képzési feladatot az érintetteknek (átvevő, és képző) témával, határidővel.
   4. Ellenőrizze a képzés lezárultát a gyakorlatban. Képes-e pontosan elvégezni az átvett feladatot.
5. Ellenőrizzük, hogy
   1. megcsinálták-e: határidőre jelentették, hogy kész az átadás-átvétel,
   2. azt csinálták-e: a megfelelő eljárás szerint végezték el minden lépését,
   3. úgy csinálták-e: olyan minőségben csinálták végig, ami az eredmény eléréséhez vezet?
   4. Az eredmény az-e, amit kitűztünk célul: az átadott feladatot legalább olyan jól, vagy jobban végzi az átvevő munkatárs, mint azt az átadó végezte korábban.

Az átadás alapvetően az átadó munkatárs felelőssége, hisz ő tudja a legjobban, hogy mit hogy érdemes csinálni. Ettől csak indokolt esetben térjünk el, de akkor az átadó munkatárs vezetője veszi át ezt a felelősséget.

Az átadás akkor fejeződik be, amikor mind az átadó, mind az átvevő munkatárs vezetője meggyőződött arról, hogy az átvevő munkatárs korrektül el tudja végezni a feladatot.