4-es Rendezőelv
avagy, hogyan kerülhetem el, hogy elfelejtem megcsinálni, vagy későn jut eszembe
(elolvasni 4 perc)
Nap, mint nap találkozol sok beérkező információval, amiről eldöntöd, hogy van-e vele tennivalód.
Ha van, akkor használd a 4-es Rendezőelvet.
MINDIG!
Egy ilyen beérkező információ lehet ez egy hír, üzenet, cselekvés, teendő, feladat, egy levél megírása, egy információ begyűjtése, vagy egy feladat kiadása, esetleg ellenőrzése, és a többi.
Lehet, hogy nem beérkezik, hanem eszedbe jut, vagy egy beszélgetés hozza, valaki kéri tőled, vagy Te gondolod úgy, hogy azt érdemes tenni.
Minden, ami a „működésedhez” szükséges, ami a hatékonyságodat javítja.
Az összes ilyen információt a „4-es Rendezőelv” szerint érdemes kezelni.
Egy információval összesen 4 dolog történhet:
- Megcsinálom azonnal. Ez jelenti az aznapra tervezett feladatokat is.
- Delegálom, mert nem nekem érdemes megcsinálni. Tehát kiválasztom azt a személyt, aki elvégzi, s átadom neki.
- Előrendezem, mert csak a jövő héten/hónapban, stb. esedékes, határidős. Ehhez először meghatározom, hogy mikorra legyen meg. A kezdés időpontjához figyelembe veszem, hogy mennyi időt vesz igénybe a végrehajtás. Mondjuk, egy válaszlevél megírása néhány perc, egy összetett ajánlat elkészítése több óra lehet. A kezdést annyival korábbra tervezem, hogy figyelembe véve a végrehajtásra szánt időt, időben elkészüljön a faladat.
- Nem foglalkozok vele, kitörlöm, kidobom, vagy lefűzöm, mert vagy már nem kell, vagy nem használom ugyan, de köteles vagyok megtartani (pl: könyvelés).
Érdemes figyelni arra, hogy amit delegálok, vagy előrendezek, ahhoz legyen egy rövid jegyzet, amiből gyorsan meg lehet érteni, fel lehet idézni, hogy mi is a feladat.
Ha delegálok valamit, az megnyit egy következő feladatot: ellenőrizni, hogy aki kapta az megcsinálja-e időben.
Tehát kezd azzal, hogy a következő feladatot már a 4-es rendezőelv szerint kezeled.
Például, lehet a következő feladatod, hogy bevezeted a cégben, a területeden a 4-es rendezőelv használatát.
Döntsd el, hogy mikor fogsz róla beszélni.
Vagy azonnal, vagy előrendezed, mondjuk hétfőre.
Technikailag már több eszköz közül választhatsz, ami támogatja a 4-es Rendezőelv használatát.
Van aki „papír alapú” működéssel érzi jól magát, s van, aki elektronikusan, szoftveres támogatással oldja meg. Több számítógépes program közül is lehet választani, és persze mindenki a neki legjobban tetszőt választhatja.
A lényeg, hogy alkalmas legyen a 4 lehetőség könnyű kezelésére. 1. Azonnal, vagy aznap, 2. Delegál, 3. Előrendez, 4. Töröl/kidob/lefűz.
A papír alapú megoldáshoz elég két „előrendező dosszié”, egy 31 napos, amibe az aktuális havi feladataimat rakom be, dátum szerint, a helyére, és egy 12 hónapos, amibe a következő hónapokra rendezett feladatokat rakom be.
Ha papíron oldom meg, akkor érdemes egy szabályt komolyan venni:
Egy feladat = egy lap.
Tehát minden feladatnak külön lapot nyissunk.
Érdemes minden feladathoz egy teljes, A4-es lapot használni, még akkor is, ha csak két szó kerül rá.
Később lehet igényünk ráírni, megjegyzést, vagy, hogy mit intéztünk, mi a következő teendő, mikor, kivel, hogyan tervezünk, tehát, jó, ha van hely rajta.
Ráadásul az a tapasztalat, hogy a kisebb lapok, ficnik, posz-it-ek bizony el-el kallódnak itt, ott, kiesnek, ráragadnak valamire, eltűnnek.
Az A4-es lappal ez kevésbé történik meg.
HASZNÁLD, ÉS AKKOR MINDEN FELADATOD IDŐBEN MEGLESZ!
ÜDVÖZLETTEL:
BUSINESSDOKI
