A meetingtartás szabályai
Írásban határozzuk meg, hogy:
1. Mikor van a meeting:
a. A pontos dátum. Ismétlődő, rendszeres megbeszélés esetén pl: minden hét keddje, vagy a hónap első munkanapja, vagy hétfője stb.)
b. Hány órakor
i. Fix időpont, pl.: mindig 10 órakor
ii. Ha változó, akkor előre mennyivel legyen értesítés, hogy hány órakor
2. Hol tartjuk, pl.: a földszinti tárgyalóban
3. Ki vesz részt rajta, pl.: kereskedelmi igazgató, értékesítők, jegyzőkönyv vezető stb.
4. Meghívás:
a. Ki küldi el a meghívókat, vagy emlékeztetőket a résztvevőknek
b. Mikor küldi ki: pl. 3 munkanappal a meeting előtt, reggel 9:30-ig
c. Milyen formában: pl. e-mail-ben, feladatkiadó alkalmazásban, …
5. Fölkészülési szabályok, pl.:
a. Ki a fölkészülésért felelős személy
b. A résztvevők milyen határidőre adják le a téma javaslataikat.
c. Milyen formában adhatók le a téma javaslatok: írásban e-mail, vagy más formában
d. A fölkészülésért felelős a határidőre leadott téma javaslatok alapján összeállítja a napirendet.
e. A határidő után beérkezett javaslatokat a következő meetingen lehet napirendre venni.
f. Az értékesítési vezető a csoport eredményeit hozza kinyomtatott statisztikákkal, vagy
g. elküldi a vezetőnek előző nap 14 óráig e-mailen,
h. föltölti a központi adatbázisba
i. mindenki hozza a statisztikáit
j. mindenki hozza a laptopját
6. Meeting levezető személy kijelölés szabályai
a. Ki határozhatja meg, hogy a meeting-levezető
i. fix személy, vagy
ii. forgóban a résztvevők közül valaki, vagy
iii. ad-hoc, a meeting megnyitásakor kijelölt személy
7. A levezetés szabályai, pl.:
a meeting levezető
a. Kijelöli a jegyzőkönyv felelőst (fix személy, vagy forgóban a résztvevők, ad-hoc kijelölt személy), aki írja, tisztázza, szétküldi a jegyzőkönyvet
b. A megtervezett, és írásban már kiadott témák alapján kihirdeti a napirendet
c. Az aktuális napirendet kiosztja a résztvevők között
d. Az egyes napirendi pontokat megbeszélésre elindítja
e. közbeszólás csak a levezető szólítására, a közbeszólási szándékot a résztvevők kézfeltartással jelzik, a levezető visszajelez, hogy észrevette a jelzést, és abban a sorrendben szólítja föl a jelentkezőket. Ha kell, fölírja a jelentkezés sorrendjét
f. A jegyzőkönyvbe való rögzítést kontrollálja
g. A témáktól való eltérést megakadályozza. A „mellékszálakat” 1 percben lezáratja, vagy új megbeszélés egyeztetését javasolja más időpontban, az érintett személyek között. Az időpont egyeztetést a meeting utánra szervezi, jegyzőkönyvezteti, és jegyzőkönyvvezetővel leszervezteti
8. Jegyzőkönyv vezetés szabályai:
a. A jegyzőkönyv felelős milyen módon készíti a jegyzőkönyvet: kézzel, nyomtatványon, laptoppal,
b. mi kerül bele a jegyzőkönyvbe
i. meeting neve/témája, résztvevők neve, dátum, helyszín
ii. témák
iii. hozzászólások + hozzá szóló neve
iv. döntések
v. teendők
vi. felelősök
vii. határidők
c. a résztvevők hogy kérhetik a jegyzőkönyvbe vételt, vagy törlést/kihagyást
9. Jegyzőkönyv kezelés szabályai:
a. A jegyzőkönyv felelős mikorra készíti el a tisztázott verziót
b. Kinek küldi el
c. Hogyan bánnak vele a címzettek, meddig, hogy válaszolnak
d. Aki késik a válasszal, vagy nem válaszol, azt úgy tekintjük, hogy elfogadta, és egyetért vele
10. Témák, amiből a napirendet összeállítja a felelős pl.:
a. Mi történt az elmúlt időszakban
i. Statisztikák, eredmények a tervezetthez képest (terv/tény)
ii. A tervezettől való eltérés esetén
1. Ha több/jobb, akkor lehet-e ezentúl is ilyen, vagy ez csak egyszer történhetett meg
2. Ha nem/rosszul teljesült, mit teszünk, hogy legközelebb elkerüljük: mi a cselekvési terv a korrekcióra
3. Felelősök
4. Határidők
iii. Különleges események
b. Mit tervezünk a következő időszakra
i. Tervszámok, aktivitások (ki mit tesz, mikorra, vagy meddig)
ii. Tervezi-e valaki, hogy szabira megy
iii. Az elmúlt időszakból milyen teendők maradtak, keletkeztek
iv. Felelősök
v. Határidők
c. Egyedi témák, előre jelezzék írásban, röviden
11. Felkészülés felelős gondoskodik arról, hogy legyen
a. Az aktuális napirend kinyomtatva
b. Flip chart, tollak, projektor, PC, vagy laptop
c. Előző havi meetingek jegyzőkönyve
d. Statisztikák
e. TMJ-k
12. Meeting etikett:
a. hogyan kommunikálhatunk és hogyan nem,
b. hogyan viselkedünk és hogyan nem
c. a meeting résztvevő felelőssége
d. pontosság + késés következménye